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如何擺脫日報、週報的焦慮?

Posted by frlily 
如何擺脫日報、週報的焦慮?

分類標籤: 資訊  資料視覺化  數據分析
最近從一位HR朋友那裡聽到了一件有趣的事情:

他們公司正在招聘銷售助理崗,一個經驗豐富的面試者各方面都很優秀,馬上要發offer的時候,他問了一句”要匯總銷售報表嗎“?HR點頭說道“銷售管理需要寫日報、週報、月報”,面試者竟然直接起身,表示堅決不幹。我的HR朋友對此很是疑惑不解,問我:“日報、週報這樣的報表有那麼可怕嗎?不就是把每天的資料彙報一下嗎,有這麼誇張嗎?”



1. 一鍵生產日報週報,讓使用者無需實時把控


雖然我很替這位HR朋友感到心疼,但是我還是更能體會到這位銷售被日報折磨的痛苦,因為日報、週報絕對不是別人眼中填填數、寫寫總結那麼簡單!其實不光是這位銷售,現在不少企業都實行著週報、月報制度,像生產流水線上的崗位更是要一天一報,雖說是為了實現更好地向下管理和向上回饋資料,但大家的精力都是有限的,各種手工而又流於形式的日報月報非常浪費時間,有時候不知不覺你就成為真正的“表哥表嫂”。





我們只要隨便從google search,就知道日報、週報把大家逼成什麼樣子了:

“既然日報、週報讓人哀鴻遍野,那麼為什麼不取消這種制度呢?”

“當然不能!”

就拿生產製造企業來說,監控每天的專案進度和生產資料是至關重要的,哪怕這些報表製作起來繁瑣浪費、重複複雜,但是企業不得不通過日報對生產資料進行即時把控。既然制度取消不了,那麼有沒有一種辦法或者工具,能夠實現快速製作日常報表,最好能自動生成日報、週報、月報呢?

對於工作總結,工作計畫類的週報、月報,那肯定是不能偷懶的,而對於資料統計累的週報、月報,自動生成日報、週報、月報完全可以實現,關鍵在於兩點:資料的範本錄入、報表範本的自動生成。 所謂的範本錄入,就是指只需要製作一次範本,就可以在以後直接套用,你只需要將每天的資料錄入就可以了;而自動生成,指的是設定定時調度,將錄好資料的報表定時發佈到平臺上,不必臨時抱佛腳。

如何才能實現這兩個功能呢?操作複雜嗎? 別怕,軟妹肯定有辦法!看下圖:





這就是我用FineReport做的自動化報表,一鍵生成月報。



2. 超給力的自動化報表輕鬆解決三個難題


其實很簡單,實現報表自動化只需要解決三個難題:做報表前的取數問題、報表範本的自動生成問題、報表完成後的自動發佈問題。下面我來一一分析一下,FineReport是如何解決這三大難題,讓報表人從此擺脫被日報、月報這種流水式固化報表的折磨的!

資料獲取不用愁

假如我是一家製造企業生產流水班組的組長,我每天必做的一項任務就是將今天的產品生產資料寫成日報,這就產生了一個問題:

如果領導想要看我某一天的日報資料,我要從哪裡給到他資料呢?所有的資料都在一堆excel表裡,在沒有生產計畫系統的情況下,我又該怎麼取數呢?

對於一些資訊化程度較高的企業來說,這個問題很好解決,只要將生產線的生產計畫與達成進度錄入生產計畫系統,做報表的時候直接從系統取數即可。

但是對於大部分公司來說,幾乎不會有一個完整的生產計畫系統來支撐報表平臺的搭建,生產進度只能用Excel匯總列印,或者記錄在生產黑板報上來安排生產季度,報表人的取數工作可想而之會有多麼的困難。這也就是為什麼很多人在做日報週報月報的時候,想要的資料取不出來,想填報的資料又放不進去,費了半天時間做的一堆日報只能留在自己手裡,這樣的報表就完全失去了價值。而FR實現報表自動化的第一個關鍵要點,就是報表平臺直連資料庫。

換句話說,FR相當於在資料庫的支撐下搭建了一個資料中心,所有的生產資料都可以集中到系統中去,通過業務包的形式進行管理,並將資料庫中的資料按照欄位即時更新,想做報表時就可以直接從庫中取數;同理你也可以將其集成到OA系統、ERP系統之中,隨時取數、找數做報表。





報表範本自動生成

解決了資料庫的問題,我就可以製作日報的範本了,然而為了實現報表自動化,我希望我只需要做一次日報,然後將其作為範本,以後再需要時可以直接調取。

FR可以將製作好的範本保存在資料平臺中,需要製作日報時就可以直接將範本調出來,大大減少製作報表的流程和時間,將繁瑣複雜的日報變成再簡單不過的取數填數。

固化範本的實現方式也比較簡單,FineReport採用的是參數過濾,將日報、週報、月報中需要進行篩選的時間欄位添加參數,然後對相應的資料格添加過濾條件,就可以做出固化的報表範本,比如下面這種:





對於不同的報表適用物件,你可以用FineReport設計出不同類型的範本,比如總部一個範本,分廠一個範本,不同的班組有不同的範本,通過在幾個範本之間設定鑽取關係後就可以實現對企業報表資料的分級把控,需要時就直接調用。

同時,我們做日報週報的時候不免要涉及很多資料和專案進展情況,這個時候單純枯燥的數位很難直觀反映資料情況,而你就可以通過FR的儀錶板、進度條等功能,用圖表來反映生產進度的健康情況,同樣的自己只需要調用範本填數就可以。





有了範本,很多人還是會有一個問題,有的業務人員不想用系統錄入資料,還是習慣用Excel填報,這種情況該怎麼實現報表自動化呢?

很簡單,FineReport有多種方式來確保在基層的生產資料的錄入,既可以支援固定樣式範本的填報報表,也支援excel範本的直接導入。比如,IT人員可以根本業務人員的需要設計填報範本,業務人員只要定期打開範本填報生產計畫或者生產結果即可;或者IT人員也可以為業務人員設計基於固定EXCEL表格的導入範本,只需設計好資料庫與範本的表結構,業務人員即可一鍵導入日常工作中在excel中的資料。


報表自動發佈

填好了報表範本,我面臨的下一個問題就是如何自動上報?一般情況下企業每天的日報都是定時上報的,但是每次都需要手動上報報表,一旦自己臨時有事,就會導致報表延遲上報。這個問題也比較好解決,只要通過定時調度功能,你就可以將做好的報表定時發佈出去,從不厭其煩的重複發佈操作中解脫,方便快捷地設置日報、月報、季報、年報等任務,不需要額外的工作。

如果你是每天等著別人提交日報、匯總資料的管理者,FineReport可以幫你自動完成資料匯總和整理,你唯一要做的就是打開手機,隨時隨地在行動端查看你需要的報表資料。




而假如你是要每天做日報、每天定時上報的數據人,你就可以利用FineReport的定時調度與消息提醒功能,定時生成報表結果,將每日、每月的生產報表推送給對應的管理者。

其主要的步驟就是定時任務設定,然後伺服器便會在指定的時間自動完成設定的任務,接著生成所需要的檔,最後將生成的結果以郵件、短信、平臺訊息通知的方式通知給想要查看報表的人,及時地進行分析與決策。




最後我們回到自動報表本身,其實對於大多數企業使用者來說,報表是需要定期產生、定期發佈的,導致我們不得不定期的做同樣的事情來得到使用者要的報表,但是這樣低效率、高成本的報表生成方式早就過時了;相反,自動化報表流程不僅可以減少人力、時間成本,對於企業報表層面的資料中台建設也是最最基礎的要求,關鍵點還是上面提到的三點:

            
  • 資料獲取從庫中自動取數

  •         
  • 報表範本自動生成同步

  •         
  • 填報報表的自動上報


另一方面,我們從工具的角度看,因為要面向企業大多數用戶,必然不能使用複雜的程式設計語言,Excel在自動報表方面的局限性也很差,所以最好是像FineReport這樣將功能打包成模組,使用者只需要輕輕點擊就可以完成,這樣才能真正地實現報表自動化。

好了就說到這了,希望資料人通往快樂的路上沒有週報、月報,如果有,那就點擊下方按鈕,讓FineReport和你一起和繁瑣報表工作說拜拜!


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